Stora företag har ofta många leverantörer att hantera avtal för, ha en löpande dialog med, och få hjälp av i olika skeden. I många fall är det du som Office Manager som har den huvudsakliga kontakten med leverantörerna, vare sig de är experter på fikalösningen eller facility service. I det här blogginlägget listar vi fyra saker som är viktiga när du ska välja ny leverantör till kontoret.
1. Servicegraden
En av de grundläggande faktorerna för ett friktionsfritt och fungerande samarbete med kontorets leverantörer är servicen. Du ska alltid kunna förvänta dig att leverantören, oavsett om de är specialister eller levererar en mer övergripande kontorslösning, har en pålitlig servicenivå. Du som Office Manager har i många fall lite för mycket att göra, hela tiden, vilket innebär att leverantören måste kunna erbjuda den nivå av service som avlastar dig i ditt arbete. Det förutsätter att ni har en god kommunikation och att du kan förlita dig på att de klarar av sin uppgift – och lite därtill!
Kanske handlar det om att städfirman ska kunna gripa in vid någon plötslig olycka på kontoret, eller att er fikaleverantör erbjuder det lilla extra för att ni alltid ska ha riktigt välsmakande kaffe. Vi på Smiling Faces har exempelvis en så kallad Paus Master, som med jämna mellanrum proaktivt besöker våra kunder och gör kvalitetskontroller för att se att maskinen maler bönorna rätt och att mjölken håller rätt temperatur.
Lästips: Därför kommer bra kontorsservice att lyfta hela ert företag!
2. Proaktiviteten
Att kunna förlita sig på sin leverantör handlar inte bara om att de ska kunna rycka in där det behövs, utan också att du ska känna dig trygg i att de alltid är proaktiva och kommer med förbättringsåtgärder. Kanske ni har alldeles för många kaffemaskiner i onödan utan att du vet om det? Då borde er fikaleverantör kunna ge förslag på hur ni kan optimera lösningen för just era behov– vilket gör att ni kan spara pengar. En bra leverantör visar uppmärksamhet och intresse för er verksamhet, och är hela tiden angelägen om att hjälpa er att förbättra upplevelsen på ert kontor.
3. Relationen
Att vara pålitlig och proaktiv handlar också om att leverantören måste vara duktig på att upprätthålla en kontinuitet i relationen med dig och ert företag. Att ha en och samma kontaktperson och träffas löpande visar att leverantören värderar er högt och inte bara ser er som en i mängden. Riktigt duktiga samarbetspartners är noggranna med att vårda relationen med dig på alla möjliga vis – inte bara när de utför sina vanliga arbetsuppgifter! Att bli inbjuden till en AW eller ett inspirerande frukostseminarium är små, men ofta väldigt betydelsefulla gester, som också skapar mervärde i ert fortsatta samarbete.
Lästips: Specialister eller helhetsleverantör till kontoret? Så vet du vad du ska välja!
4. Miljöaspekten
Något som är viktigt för oss alla idag – oavsett tjänsteområde – är miljöaspekten. Nuförtiden förutsätter företag en grundläggande nivå av miljömedvetenhet hos sina leverantörer och samarbetspartners, men be gärna tilltänkta leverantörer att berätta mer om hur deras miljöarbete verkligen fungerar i praktiken. Klimatkompenseras verksamheten? Erbjuds certifierade produkter? Kontrollera även att miljöarbetet är väl förankrat i verksamheten, t.ex. genom ett systematiskt miljöarbete såsom en ISO-certifiering.
