Att ha framförhållning är bland det bästa du kan göra som Office Manager. Att se saker innan någon annan gör det innebär att du kan förhindra att problem uppstår, och slipper släcka bränder dagarna i ända. Så här gör du för att bli mer proaktiv i vardagen!
1. Sätt saker i rulle och utgå från ett årshjul
Har du någon gång stått där på måndagsmorgonen och upptäckt att det bara finns en halvliter mjölk kvar i kylskåpet? En sådan syn kan lätt framkalla panik, även hos den mest erfarne Office Manager, med tanke på missnöjet som snabbt kommer att uppstå när medarbetarna börjar anlända till kontoret! Detta är, tack och lov, ett scenario som är lätt att förhindra. Genom att ha stående leveranser för alla förbrukningsvaror på kontoret behöver du aldrig hantera några lösa trådar igen. När du sätter saker i rulle slipper du också beställa saker för hand när de är på väg att ta slut – oavsett om det är mjölk, kaffe, kopieringspapper eller kulspetspennor.
Genom att utgå från ett årshjul är det lätt att få kontroll över vilka saker som behöver löpa kontinuerligt på företaget, under hela året – och under vilka perioder det kan finnas skäl att öka eller minska beställningarna. Med ett årshjul vet du direkt vilka röda dagar som kommer att påverka er verksamhet, och vilka säsongsbetonade insatser ni behöver och vill göra under året – vilket underlättar för dig att minimera eller strukturera om leveranser i tid. Det blir också lätt att överblicka så att det blir ett jämt flöde av AW’s och andra roliga aktiviteter på kontoret över hela året.
Lästips: Var hittar du de nöjdaste medarbetarna? Vid kaffemaskinen, såklart!
2. Ha marginaler och lita på leverantörerna
Med dina leverantörer till hjälp kan du enkelt utröna ett mönster som går igen från månad till månad, och sätta upp ett system som fungerar för er, vad det än gäller. En leverantör med stor erfarenhet från liknande situationer har oftast god insikt i exempelvis hur mycket produkter som går åt olika tider på året, och kan skräddarsy en lösning för just ert företag. Med bra koll på flödet, och lite extra marginaler, behöver du aldrig stå handfallen vid kylskåpet igen – eller möta irriterade medarbetare som inte kan få sin vanliga cappuccino på morgonen. Förlita dig på dina leverantörer och ta gärna i lite i överkant när ni sätter upp ert rullande schema, så undviker du missnöjet som kan komma av dålig planering. För vad kostar egentligen mest – det där extra mjölkpaketet eller en kollegas (och din!) förstörda morgon?
Vid längre ledigheter, helger eller liknande avbrott i den vardagliga verksamheten kan leverantörerna också vara till stor hjälp – passa på att utnyttja deras kompetens! Du behöver inte lägga fram en färdig beställning för alla era leveranser under julhelgen, utan kan istället diskutera detta tillsammans för att hitta den bästa lösningen.
3. Sätt upp en veckorutin och fokusera på trivseln hela vägen
För att fördela ditt eget arbete på bästa sätt är det viktigt att du ser till syftet och målet med din roll som Office Manager. En fördel kan vara att betrakta dig själv som företagets trivselchef, snarare än som kontorsansvarig, för att betona vikten av medarbetarnas välmående på arbetsplatsen. Många Office Managers vill hellre lägga sin tid på att finnas där för kollegorna, fråga vad alla behöver hjälp med och erbjuda en personlig service som inte går att få från någon annan på företaget.
Lästips: Office Manager? Så lyxar du till det lite extra för medarbetarna!
Ett enkelt sätt att minimera sådant som tar tid, och minska stressen som kommer med ad hoc-uppgifter, är att sätta upp en veckorutin för dig själv. Vad behöver göras på måndagen, när ingen har varit på kontoret på två dagar? Vad behöver finns på plats resten av veckan? Genom att ha en löpande planering av detta slag får du bättre kontroll – och kan fokusera på kollegorna istället för att springa och släcka bränder resten av veckan. När trivselnivån är hög kommer det automatiskt att skapa högre engagemang bland medarbetarna, vilket i slutändan bidrar till ett bättre resultat och ett lönsammare företag. Allting hänger ihop – och det är trivseln som lägger grunden för en riktigt välmående arbetsplats!
