Dags att flytta kontoret? Som Office Manager är du spindeln i nätet som ska hålla koll på alla delar som flytten inbegriper. Ett tufft jobb som ofta tar mycket tid i anspråk och kräver att du involverar dig både strategiskt och operativt. I det här blogginlägget ger vi dig tips på hur du genomför kontorsflytten smidigt – utan att dra över tidsplanen.
Gör saker i rätt ordning
En kontorsflytt är ett stort och omfattande projekt, oavsett om ni bara ska byta våningsplan eller flytta från ena sidan Stockholm till den andra. För att säkerställa att flytten hinner genomföras på utsatt tid är det viktigt att göra saker i rätt ordning och att ha en detaljerad tidsplan som talar om när och var vilka aktiviteter ska ske, för alla inblandade. En stor del av uppdraget för dig som Office Manager handlar om att minimera förvirring och skapa en så bra upplevelse som möjligt för dina medarbetare. Förutom att planera in detaljer för ombyggnation och eldragningar så behöver medarbetarna vara med på tåget, och dina leverantörer vara informerade om vad som ska ske i god tid. Annars finns risk för att installation av till exempel nya skrivare inte kan ske förrän 2 veckor efter inflytt!
Låt flytten bli ditt ordinarie arbete
Du som Office Manager har ett otroligt viktigt uppdrag när det kommer till kontorsflytt, och det kräver givetvis att du måste ha förutsättningar att kunna göra ditt jobb ordentligt. Se till att du får avsätta betydligt mer tid än vad du först tror att du kommer behöva. Kontorsflytten tenderar att stjäla mycket tid från ordinarie arbete under många veckor – vilket innebär att du behöver lägga ifrån dig en del av dina andra dagliga uppdrag.
Samla ihop en liten referensgrupp
I de allra flesta fall har olika avdelningar helt olika behov som behöver tillgodoses i nya lokaler. Det är värdefullt att få höra dessa olika perspektiv tidigt, så du kan minimera antal saker som måste korrigeras i efterhand. Sätt ihop en mindre intern referensgrupp som stöd att bolla frågor med under planeringsstadiet. Ofta finns det ett trevligt men gärna lite överdimensionerat engagemang från medarbetarna när det kommer till kontorsflytt, så se till att alla är medvetna om att varje avdelning finns representerad och får göra sin röst hörd genom denna grupp. För många kockar i samma soppa kan annars lätt bli alltför rörigt.
Jobba tätt ihop med arkitekt, projektledare och leverantörer
Att du är ansvarig för delar av ett flyttprojekt betyder inte att du måste göra allting själv. För att genomföra ett lyckat flyttprojekt krävs det att flera externa aktörer är inblandade, alltifrån arkitekter och projektledare till befintliga och nya leverantörer. Alla är specialister på sina egna unika delar – dra nytta av deras kunskap. Bjud in de leverantörer som påverkas av flytten redan i uppstartsfasen av projektet, och var tydlig med vad du förväntar dig för hjälp och stöd – så kommer ni att synka ert arbete ännu bättre. Arkitekten planerar inredning, projektledaren behöver ha koll på exakt vad som behövs var, och era olika maskinleverantörer vill kunna markera ut vart det behövs eluttag, vatten och avlopp. Finns det till exempel utrymme för ett kylskåp i närheten av espressomaskinen – eller måste ni bära färsk mjölk över hela våningsplanet? Sådana saker kan dina leverantörer hjälpa dig att tänka på! Be om hjälp i god tid så undviker du onödiga misstag som kan få stora konsekvenser i slutändan.
För att lyckas med kontorsflytten finns det mycket saker att tänka på – och i många fall är det svårt att ha alla bollar i luften själv. I vår guide Checklista för kontorsflytten – före, under och efter får du flera bra rekommendationer och handfasta råd kring hur ni kan effektivisera flytten av kontoret. Är planeringarna redan igång? Kontakta oss så hjälper vi dig att se till att alla detaljer kommer på plats!
