Planerar ditt företag att byta lokaler? Då har du som Office Manager ett guldläge att lyfta de faktorer som är viktiga för både dig och dina kollegor, för att få en trygg och säker miljö där alla kan känna sig välkomna.
Många företag funderar på att flytta eller bygga om sina nuvarande kontor, för att kunna motsvara nya sätt att arbeta på och möta medarbetarnas behov på flexibilitet, samarbete och gemenskap kollegor emellan. Hur kan du se till att göra ert nya kontor till en välkomnande och trygg plats som kollegorna vill vara på – och bidra till ett jobb där de vill stanna kvar länge?
Här är några frågor som är värt att ställa sig själv för att ta reda på vilka behov som finns – och hur ni kan tillgodose dem på ett framtida kontor.
Hur kommer arbetsdagarna att se ut?
När en stor del av företagens medarbetare kommer att arbeta hemifrån betydligt mer än tidigare finns ett tydligt behov av att utvärdera hur arbetsdagarna på kontoret faktiskt kommer att se ut. Om kollegorna enbart kommer in för att träffa varandra och samarbeta i olika projekt, istället för att sitta vid varsitt skrivbord och jobba – ja, då behöver ni sannolikt ha fler mötesrum! Samtidigt kommer det fortfarande att finnas medarbetare som väljer att ansluta till mötet på distans – vilket kräver bra audio- och videoutrustning i dessa mötesrum.
Även lokalernas storlek är en viktig faktor att ta hänsyn till, beroende på hur många medarbetare som faktiskt kommer att vara på kontoret samtidigt. Behöver ni ha 10 000 kvadratmeter när varje person kanske inte behöver ett eget skrivbord längre, eller kan det räcka med hälften för att få in de mötesrum och samarbetsytor ni vill ha?
Lästips: 11 punkter för att skapa ett mer hållbart kontor inför framtiden
Hur kommer kollegorna ta sig till och från jobbet?
Något som kanske inte är det första man tänker på när det kommer till utformning av ett nytt kontor handlar om hur medarbetarna faktiskt kommer att ta sig till sin arbetsplats framöver. De personer som tidigare åkte kollektivt till jobbet har under det senaste året sannolikt lagt om sina rutiner och gjort nya val kring hur man färdas i trafiken. Har ni flera kollegor som bor nära kontoret, och som kan gå eller cykla till jobbet? Eller är det många medarbetare som kör bil? Ska ni flytta kontoret blir lokaliseringen en väldigt viktig parameter, beroende på vad det vanligaste färdmedlet är.
Det finns en tydligt trend att i många arbetsplatser med behov av större kontor flyttar ut från centrala citykärnan – vilket ofta är en fördel om majoriteten av kollegorna kör bil, då parkeringssituationen ofta blir lättare. För företag som behöver finnas representerade mitt i stan kan en kompletterande lösning, som kontorshotell eller coworking spaces kanske bli mer relevant.
Hur kommer kollegorna att röra sig i lokalerna? 
Under året som gått har även flera större företag behövt göra anpassningar i lokalerna, för att skapa ett så smidigt och effektivt flöde som möjligt. Framför allt på arbetsplatser med mycket folk i rörelse finns det en stor fördel i att utvärdera hur man kommer röra sig i de nya lokalerna. Hur ligger köken placerade? Var finns kaffemaskiner och pentryn? Hur ser logistiken i lokalerna ut – hur tar man sig från punkt a till punkt b? Man ska inte behöva passera åtta olika avdelningar eller öppna kontorsytor för att bara kunna ta sig en kopp kaffe, exempelvis. Redan innan coronapandemin har vi på Smiling Faces alltid pratat om vikten av bra flöden i lokalerna – och framöver kommer detta att bli ännu viktigare för att minimera trängsel.
För företag som har ett stort in- och utflöde av många externa personer i lokalerna – exempelvis kandidater som intervjuas, kunder som kommer på kundmöten eller många olika leverantörer – kan det också finnas en poäng i att se över hur logistiken ser ut här. Externa personer och medarbetare kanske inte ska passera genom samma ingångar. Mötesrum kanske ska ligga i direkt anslutning till receptionen, så man inte behöver passera kontorsplatserna, och man kanske ska slussa ut genom en annan dörr än personen kom in. Det minimerar störningar och oönskad interaktion men även risken för externa bakterier.
Läs mer: Dags att flytta kontoret? Glöm inte bort de små detaljerna!
Hur kan vi informera om åtgärderna vi gör?
Med anledning av coronapandemin så är det många medarbetare som har varit mer eller mindre isolerade länge, och av naturliga skäl kan ha utvecklat en större oro kring smitta under denna tid. För att det ska kännas tryggt och rätt för dessa medarbetare att vistas på kontoret är det därför helt nödvändigt att vidta vissa åtgärder för att stilla denna oro. Som kontorsansvarig har du därför en viktig uppgift i att tydligt informera kollegorna om vad ni faktiskt gör på kontoret för att minska risken för smittspridning och värna om hygienen. Det räcker inte med att ställa ut handsprit och luftrenare i lokalerna, utan det allra viktigaste är att faktiskt berätta om vilka åtgärder ni gör, och kunna lugna medarbetarna i att ni aktivt jobbar för att skapa en god arbetsmiljö, både fysiskt och psykiskt.
Hur kan våra leverantörer hjälpa oss?
En viktig punkt när ni överväger att flytta är också att dra nytta av era leverantörer i arbetet. Se till att ni har partners som kan vara flexibla där det krävs, anpassa sig efter era förutsättningar, och hjälpa er att optimera de nya lokalerna utifrån era behov. För att skapa en framtida trygghet och säkerhet för alla medarbetare är det viktigt att utnyttja rätt expertis i rätt sammanhang.
Vi på Smiling Faces, till exempel, har lång erfarenhet av att tänka utanför boxen och hjälpa er att hitta det bästa alternativet kring allt från var fruktkorgarna ska placeras till hur snabba era kaffemaskiner behöver vara. Samtidigt kan vi hjälpa er analysera och utvärdera beteenden som kanske inte är helt självklara – men som påverkar hur ni väljer att utforma era kommande lokaler. Varför går mer än hälften av alla medarbetare till just den här kaffemaskinen, eller väljer att äta i just det här lunchrummet? Genom att fundera kring dessa frågor kan vi hjälpa er hitta lösningar som underlättar för kollegorna i deras vardag.
Läs vidare: Office Manager – här är nyckelpersonerna du behöver inför kontorsflytten
