Känns det som om du aldrig har tid över för dina kollegor? Som om det enda du gör är att springa mellan överbelamrade skrivbord, trasiga skrivare, tomma kylskåp och saker som måste fixas – var du än vänder dig? Lugn. Med rätt hjälp till kontoret behöver du aldrig oroa dig för någonting som krånglar igen.
Vissa stunder är det tydligt att man skulle behöva lite extra hjälp i vardagen – både för att att lyfta hela företaget precis där det behövs, men även för att avlasta sig själv som Office Manager. En riktigt engagerad partner kan dessutom vara till stor nytta i situationer du knappt hade kunnat föreställa dig. Här är fem tillfällen då en bra leverantör kommer att underlätta din vardag!
1. Panik och akuta beställningar
Glöm den där språngmarschen till närmaste konditori på måndagsmorgonen. Med rätt leverantör behöver du aldrig oroa dig för panik när en chef kommer in och frågar efter de där frukostsmörgåsarna du inte visste att ni skulle bjuda på inför kundmötet. Även den mest akuta beställningen går att fixa utan att du ens behöver lämna kontoret! Många leverantörer kan snabbt lösa situationen i ditt ställe – oavsett om de själva har det du efterfrågar i sitt direkta sortiment eller samarbetar med lokala aktörer som snabbt kan svänga ihop några mackor.
2. Att skåpen gapar tomma
Säkerligen har du vid flera tillfällen upptäckt (sannolikt i sista sekund) att det saknas det ena eller andra i skåpen på kontoret. Det kan vara kuvert eller batterier likaväl som engångsmuggar, chokladbitar eller det där gröna teet som alla älskar – rätt som det är gapar hyllan tom och du står där och måste förklara dig inför projektteamet som ska ha heldagsworkshop med tillhörande fika.
Med stående leveranser av det ni alltid behöver får du en partner som vet precis vad som finns på era hyllor, hur mycket som går åt en vanlig vecka, och som därmed kan rädda upp redan innan någonting håller på att ta slut. Utöver det fyller en bra leverantör även själva på i skåpen – så att du slipper ägna massa tid åt att lasta in nya mjölkpaket i kylen, fylla på bönor i kaffemaskinen eller stapla muggar.
3. Trasiga maskiner som aldrig tycks lagas
Hur många gånger har inte den där förargliga post-it-lappen suttit på kopiatorn eller kaffemaskinen? ”Trasig – felanmäld” eller ”Tekniker på väg” är inte en ovanlig syn runt om på kontoret. Men hur länge (och hur ofta?) ska man egentligen behöva vänta på att något ska funka igen? Är du kontorsansvarig vet du säkert att ansvaret förr eller senare helt oombett hamnar på dina axlar, och dröjer teknikern minsta lilla är det du som får ta smällen. Aldrig mer!
Varken stormötet eller fikapausen ska bli lidande av att kaffemaskinen plötsligt inte funkar. En engagerad leverantör ser till att proaktivt förebygga uppkomsten av fel i första hand. Med återkommande servicetillfällen och kontroller kvalitetssäkras maskinen, gång på gång – så ni alltid har rykande hett och gott kaffe. Och skulle något gå på tok ändå? Ja, då finns det alltid någon som är redo att rycka ut i andra änden av telefonlinjen.
4. Missnöje och okunskap från kollegor
Som Office Manager eller kontorsansvarig behöver du inte bara hantera sura miner eller stressade kollegor när någonting är trasigt eller saknas på kontoret – dessutom blir du ofta spontant den som får lyssna till gnäll och klagomål. Ytterligare något som skulle vara skönt att slippa, eller hur? Genom att informera medarbetarna om vilka leverantörer ni har, vilka som faktiskt är ytterst ansvariga och kan hjälpa till, underlättar du för kollegorna att ge feedbacken till någon som kan göra något åt det.
Klagar folk på kaffet? Be er leverantör att ta hand om det! Genom att låta ett proffs granska maskinen och utföra smakkontroller får du hjälp att parera missnöjet. Sträva efter att höja kollegornas kunskap om vad era leverantörer kan göra – det är ofta nyckeln till att avlasta dig själv.
5. Risken för att ni har blaskigt kaffe!
Folk har mycket åsikter om kaffe, det går aldrig att komma ifrån. Med rätt leverantör kan du säkerställa att ni aldrig behöver oroa er för att inte dricka gott kaffe igen! Varför inte göra det till en officiell aktivitet? Samla ihop en utvald grupp som får representera företaget och låt er leverantör visa vad de har att erbjuda. Genom att organisera ett smaktest som resulterar i ett majoritetsbeslut har du låtit kollegorna få säga sitt, och tillsammans kan ni garantera att kaffet på kontoret alltid är det bästa.
