Tips till dig som Office Manager: Så får du ledningen att lyssna lite extra!

Höj trivseln

Som Office Manager möter du ofta en utmaning när ni ska fatta beslut om leverantörer till kontoret. Ibland har du inte det slutgiltiga ordet kring avtalet eller mandatet att välja, vilket gör att det kan kännas svårt att få din vilja igenom. I det här blogginlägget ger vi dig argumenten som kommer få ledningen att lyssna lite extra på dig!

Hur förmedlar man känslan av en leverantör till någon som aldrig ens träffat dem? Du som haft kontakten, träffat representanter, tagit del av deras briljanta idé, och fått uppleva deras fina produkter och tjänster i verkligheten – hur kan övertyga om att du hittat det bästa alternativet? Många känner säkert igen sig i att de som faktiskt har mandat att fatta ett slutgiltigt beslut kring leverantörer ofta stirrar sig blinda på priset, snarare än helhetsupplevelsen av tjänsten.

Därför är det viktigt att du som Office Manager strävar efter att förmedla alla värden i vad en leverantör faktiskt kan erbjuda ert företag. Att upphandla en ny leverantör som ska sköta  exempelvis kaffelösningen handlar inte bara om att ni måste lägga pengar på nya kaffemaskiner – utan att ni faktiskt investerar i medarbetarnas välmående och arbetsdag!

Lästips: Office Manager? Så lyxar du till det lite extra för medarbetarna!

Förmedla mervärdet för hela företaget – inte bara priset

Många företag slåss idag om samma talanger på marknaden, och många har heller inte råd att förlora medarbetare till konkurrenter. Därför är det viktigt att lägga ner den tid, energi och pengarna som krävs för att kunna hålla kvar de allra bästa medarbetarna. Att investera i en riktigt bra fikapaus kan vara en del av lösningen, eftersom det konsumeras och uppskattas av medarbetarna varje dag. När det saknas mjölk till förmiddagsfikat på måndagen kan det lätt skapa en negativ känsla som stannar kvar hela dagen – och det har företaget inte råd med! Men när allting funkar så trivs man, och med välmåendet och glädjen kommer den energi, kreativitet och engagemang som höjer produktiviteten och, i förlängningen, företagets resultat. Här har du som Office Manager ett klockrent argument att förmedla till ledningen. Det handlar inte bara om priset i slutändan, utan det handlar om prestationen i verksamheten. Ofta är ledningen oerhört intresserad av dessa bitar – det gäller bara att våga presentera dem. Var inte orolig för att det höjer leverantörskostnaderna, tänk istället på vilka kostnader som ni besparar hela företaget genom att ni kan behålla era duktiga och glada medarbetare istället för att ständigt behöva rekrytera nya. Valet av kaffeleverantör är helt enkelt ett viktigt konkurrensmedel för att behålla och attrahera duktiga medarbetare! 

Tips-till-office-managern-för-att-alltid-ligga-steget-före

Presentera case, citat och referenskunder 

En vanlig, avgörande utgångspunkt för en ledning som ska fatta beslut är att leverantören ska kunna skapa så mycket mervärde som möjligt på kontoret. Ta hjälp av leverantören ifråga och be om case, referenskunder och citat som du kan presentera och visa upp vid din pitch för ledningen. Att leverantören är välkänd är inte avgörande – men att de har kunder i samma bransch, eller andra uppdrag som liknar ert behov betyder mycket för den som ska ta beslut. Kan du dessutom skicka med telefonnummer till andra, nöjda kunder som är beredda att berätta om sitt samarbete med leverantören ifråga, så kommer detta också att väga väldigt tungt. Samtidigt är referenskunder också ett konkret bevis på att leverantören är duktig på att vårda relationen till sina befintliga kunder.

Din roll är till för att ha koll – utnyttja din expertis! 

Du är anställd som Office Manager för att ha koll på marknaden, och framför allt, för att du dagligen gör det jobbet som ni behöver hjälp med. Din inblick i vad små detaljer kan göra för helheten är ett stort argument till varför ledningen ska vara beredda att lyssna på dig. Ledningen vet bara att ni får mjölk till kontoret – men du vet hur mycket det underlättar om leverantören även sorterar den i datumordning i kylskåpet, eller säkerställer att kaffemaskinen maler rätt. Var tydlig med att förmedla tidsaspekten av det hela – vad du behöver lägga tid på ifall leverantören inte gör det, och vad du därmed måste prioritera bort. Berätta vilken skillnad valet av leverantör kommer att göra för din arbetsdag!

Du har stenkoll på medarbetarnas behov och vilka önskemål (och klagomål) som cirkulerar i lokalerna. Med denna inblick i medarbetarnas välmående blir du en ovärderlig länk mellan ledningen och personalen. Du är specialist på ditt område, och har koll på precis vad som behövs för att hela tiden förbättra välmåendet på kontoret. Med en likasinnad partner får du en förlängd arm i vardagen, och om du skulle vara sjuk eller bortrest så kommer ingenting att fallera i och med din frånvaro. Detta är också ett argument som har stor betydelse för ledningen; att ni faktiskt får en specialistleverantör med personlig insikt i företaget som kan ta ett helhetsansvar kring ett område – så att du kan fokusera på saker av större betydelse för er verksamhet.

Fler tips för dig som ska välja leverantör: Specialister eller helhetsleverantör till kontoret? Här är för- och nackdelar med båda alternativen!

Make us smile - dela detta inlägg:

Fler inlägg